Notion ma AI?

Czas czytania: ok. 20 minut.

Co to jest Notion?

Notion to narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami oraz tworzenia i organizowania różnego rodzaju notatek, dokumentów i baz danych. Aplikacja umożliwia tworzenie spersonalizowanych przestrzeni roboczych i dzielenie się nimi z innymi użytkownikami.

Możesz tu tworzyć teksty, tabele, listy zadań, kalendarze, wstawiać zdjęcia, załączać pliki (np. pdf), wstawiać treści z innych platform (np. asana, google maps, google drive, slack, jira, github, codepen i wiele, wieleee innych). Można to porównać do narzędzia do tworzenia uproszczonej strony internetowej, gdzie możesz tworzyć wiele podstron i określać powiązania między nimi.

Platforma ma również swoją aplikację więc możesz zsynchronizować się ze swoim smartfonem. ;)

Po co mi Notion?

Notion jest stosowany przez szerokie grono użytkowników, w tym przez osoby indywidualne, zespoły i organizacje. Narzędzie to znajduje wiele zastosowań i może służyć na przykład do zarządzania projektami, tworzenia notatek, tworzenia baz danych i dokumentacji, planowania zadań, organizowania procesów i wiele innych.

Osoby indywidualne często używają Notion do organizacji swoich zadań i projektów, tworzenia planów treningowych, dzienników, czy też do tworzenia list zakupów i innych notatek. Jeśli jesteś typem, który lubi robić notatki (a na pewno czegoś się teraz uczysz, bo jak pisałam ostatnio, relearning jest teraz w każdej branży i praktycznie cały czas dowiadujesz się czegoś nowego, nabywasz nowych umiejętności, poznajesz nową aplikację czy sposób działania) to Notion jest dla Ciebie wręcz stworzony. Posortujesz tu wszystkie notatki wg tagów, dat, kategorii czy podkategorii. Tę samą przestrzeń możesz zobaczyć w kilku widokach (table, board, timeline, calendar, list czy gallery) i dostosować do swoich preferencji.

Ja osobiście korzystam w Notion najczęściej z tabel, gdzie wpisuję knajpy i kawiarnie, które chcę odwiedzić i taguję je odpowiednio, czym dane miejsce się wyróżnia. Dzięki temu za pomocą filtra mogę wybrać to, na co akurat mam ochotę danego dnia. Jeśli chodzi za mną wegańskie jedzenie, klikam tag #wege i pokazują mi się tylko miejsca oznaczone tym tagiem.

W przypadku filtrów jest tu sporo różnych wariantów, więc możesz stworzyć sobie bazę danych Twoich ulubionych potraw, odpowiednio je otagować, a jak nie masz pomysłu na obiad, przefiltrować ją (może będziecie mieć ochotę jednocześnie na #wege i #azjatyckie?).

Polecam również Notion jako miejsce do zbierania wszelkich pomysłów, kontaktów i inspiracji np. gdy czeka Cię remont. Możesz stworzyć sobie podstrony do każdego pokoju i również tam podzielić ją na konkretne działy, np. oświetlenie, podłogi, meble itd.

Notion jest stosowany również w firmach i organizacjach, gdzie wykorzystuje się go do zarządzania projektami, dokumentacji procesów biznesowych, tworzenia wspólnych przestrzeni roboczych i udostępniania informacji, tworzenia baz wiedzy i wiki dla zespołów, planowania kampanii marketingowych i wiele innych. Jestem w szoku, jak wiele osób wśród moich znajomych pracujących w większych i mniejszych firmach nigdy nie słyszało o tej platformie, a jaki potencjał ma ona do zastosowania biznesowego. W planie darmowym można przypisać do 10 osób do jednego workspace’u. Myślę że spokojnie wystarczy to do pracy w jednym zespole.

Notion jest więc narzędziem, które może być wykorzystywane przez wiele różnych osób i organizacji, w zależności od ich potrzeb i celów.

Na czym polega Notion AI?

Zatem skoro wiesz już, czym jest Notion i do czego możesz je wykorzystać, porozmawiajmy o najnowszej funkcji tej platformy, którą jest oczywiście AI. ;)

Na początku zaznaczę, że według mnie przynajmniej na tym etapie będzie ona pomocna głównie firmom i osobom, które wykorzystują Notion do celów zawodowych. Między innymi dlatego, że niestety nowa funkcje AI w Notion jest płatna. Możesz ją przetestować, ale masz na to tylko 20 komend. Jeśli chcesz korzystać z niej na co dzień, będzie Cię to kosztowało 10$ miesięcznie. Ale!

Zostań ze mną, to w dalszej części tekstu pokażę Ci, jak w podobny sposób wykorzystać Chat GPT. ;)

Aczkolwiek zaciekawiły mnie niektóre opcje proponowane przez Notion. Omówię te najciekawsze, a po resztę odsyłam Cię do tego filmu na YouTube.

Notion AI: Full Guide for Beginners

Find action item – Znajdź zadania do wykonania

Funkcja „Find action item” w Notion AI umożliwia użytkownikom szybkie i łatwe znalezienie zadań do wykonania. Funkcja ta wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji do analizy treści, szukając wyrazów i fraz, które mogą sugerować, że dany zakres wymaga wykonania.

Jak to wykorzystać?

Gdy dostaniesz maila od szefowej, w której jest szereg zadań do wykonania, przekopiuj wiadomość do Notion i skorzystaj z tej funkcji. Dostaniesz listę zadań wraz z checkboxami do odhaczania.

Jak to zrobić w chacie GPT?

Użyj tej oto formuły:

Wypisz czego oczekuje nadawca tej wiadomości , wypunktuj je w liście “ [WIADOMOŚĆ]”

Przykład:

Wrzuciłam wiadomość do mojej asystentki, która pomaga mi przy montażu, gdy mam za dużo pracy. Chat GPT wypunktował moje uwagi i stworzył z nich listę zadań.

Odpowiedź ChatuGPT:

Jeżeli wolisz krótszą wersję, spróbuj takiego polecenia:

Lub od razu użyj tej formuły:

Wypisz czego oczekuje nadawca tej wiadomości, wypunktuj je skrótowo w liście, od razu skróć tę listę “ [WIADOMOŚĆ]”

Przykład:

Odpowiedź ChatuGPT:

Summarize – Podsumuj

Funkcja “Summarize” pozwala na podsumowanie zaznaczonego tekstu lub całego tekstu na danej stronie w zaledwie kilku zdaniach! Możesz oczywiście użyć funkcji “make longer”, w wyniku czego otrzymasz bardziej rozwinięte podsumowanie.

Jak to wykorzystać?

Gdy tworzysz notatkę z zajęć ze studiów, taka funkcja wyciągnie z niej esencję. Dzięki temu powtórzenie wiadomości z danego tematu będzie znacznie szybsze.

A może tak jak ja tworzysz treść na swoje biznesowe social media w Notion? Ta funkcja wyciągnie z dłuższego tekstu to, co najważniejsze i będziesz mieć bazę lub nawet gotowy post na facebook czy instagram.

Jak to zrobić w chacie GPT?

Tutaj posłużyłam się twórczością Pawła Tkaczyka, z racji tego że mam wszystkie jego książki, jak również milion jego artykułów blogowych dodanych do aplikacji Pocket. Myślę że ta funkcja idealnie pomoże mi w przerabianiu jego treści. ;)

Użyj tej oto formuły:

Podsumuj ten artykuł “adres strony www” w max 2 akapitach.

Przykład:

Lub:

Podsumuj ten tekst w max 2 akapitach “tekst”.

Przekopiowałam ten sam artykuł, co wyżej.

Odpowiedź ChatuGPT:

Inny przykład.

Podsumuj w max 2 akapitach „zakamarki marki” Pawła Tkaczyka.

Tak na marginesie: myślę, że to świetna funkcja do sprawdzania, czy warto poświęcić czas na daną książkę. Możesz też użyć komendy:

“Napisz mi najważniejsze myśli płynące z książki/ artykułu itd”.

Jeśli zaciekawią Cię te myśli, prawdopodobnie sięgniesz po książkę z jeszcze większą ekscytacją i zaangażowaniem.

Change tone – Zmień ton

Funkcja “Change tone” pozwala użytkownikowi zmienić ton danej wypowiedzi pozostawiając to samo znaczenie tekstu. Możemy tu wybrać ton bardziej profesjonalny, luźny, prosty, pewny siebie i przyjazny.

Jak to wykorzystać?

Pisząc do różnych grup odbiorców warto posługiwać się innym językiem. Przecież inaczej mówisz do koleżanki, profesora i do babci. Pisząc teksty pamiętaj o tym zróżnicowaniu.

Jeżeli tworzysz tekst na bloga i chcesz brzmieć bardziej ekspercko użyj tej funkcji, aby zmienić ton na bardziej profesjonalny. A z kolei opis na Tik Toku zrób bardziej luźny. ;)

Jak to zrobić w chacie GPT?

Tutaj wzięłam na tapet mój ostatni post na FB. Zobacz, co jeszcze można z niego wycisnąć!

Użyj tej oto formuły:

Zmień ton tego tekstu na bardziej profesjonalny, zachowując to samo znaczenie i damską formę osobową

[Niestety Chat GPT lubi zmieniać formę damską na męską, więc jeśli identyfikujesz się z damskimi zaimkami i chcesz aby ta forma została zachowana warto dodać to do komendy]

Przykład:

Odpowiedź ChatuGPT:

Inny przykład.

Napisz ten tekst jako 10-latka, zachowując to samo znaczenie

Odpowiedź ChatuGPT:

Inny przykład.

Napisz ten tekst jako profesor, zachowując to samo znaczenie

Odpowiedź ChatuGPT:

Simplify language – Uprość język

Funkcja “Simplify language” pozwala użytkownikowi uprościć dany tekst pozostawiając to samo znaczenie.

Jak to wykorzystać?

Znasz tzw. “klątwę wiedzy”? Jest to zjawisko, w którym nie pamiętasz już, jak to jest nie wiedzieć czegoś. Przykład? Pisząc przepis na bloga używasz takich zwrotów jak “blanszować, “upiec w kąpieli wodnej” czy “trzymaj w piekarniku aż góra zacznie się karmelizować”. A teraz zastanów się, kto szuka przepisów w internecie? Nie robiłam badań, przypuszczam, że w większości są to osoby początkujące, nieumiejące gotować, ale chcące zrobić coś pysznego własnymi rękoma.

Czy początkujący kucharz będzie znał te wszystkie pro wyrażenia, które Tobie wydają się oczywiste? Nie.

Dlatego właśnie warto upraszczać język, tłumaczyć specjalistyczne wyrażenia, tak aby tekst był dostępny dla jak największej grupy czytelników.

Polecam ten artykuł na ten temat:

10 zasad prostego języka, dzięki którym Twoje teksty będą bardziej użyteczne

I tę aplikację do sprawdzenia, czy tekst jest czytelny i dla kogo:

Jasnopis

Jak to zrobić w chacie GPT?

Testowałam długimi godzinami naprawdę wiele komend, aby otrzymać to, czego potrzebuję. Nie dziwię się, że już powstają takie stanowiska jak AI copywriter, bo potrzeba wiedzy i umiejętności, aby sprawnie korzystać z AI.

Na potrzeby testów z okazji Dnia Kobiet wzięłam do przeredagowania fragment tekstu ze strony ONZ UNIC/Warsaw.

Wcześniej sprawdziłam na aplikacji jasnopis, jak wypada czytelność oryginalnego tekstu:

Trochę słabo? To zobaczmy co na to AI.

Użyj tej oto formuły:

Zredaguj ten tekst aby był bardziej zrozumiały, zachowując to samo znaczenie

Odpowiedź ChatuGPT:

Inny przykład.

Zredaguj ten tekst aby był zrozumiały dla ucznia szkoły podstawowej, zachowując to samo znaczenie

Odpowiedź ChatuGPT:

Inny przykład.

Zredaguj ten tekst, aby był zrozumiały dla studenta, zachowując to samo znaczenie/

Odpowiedź ChatuGPT:

Nie ma dużej różnicy?

Musimy wiedzieć, dla kogo piszemy. Jasnopis operuje tzw. indeksem FOG, określającym czytelność tekstu. Przy czym najbardziej czytelne teksty są pisane tak, aby zrozumiał je przedszkolak, a im wyższy wskaźnik, tym zrozumienie tekstu wymaga większej wiedzy lub doświadczenia życiowego. Co nie zawsze jest złe! Pamiętaj, że pisząc specjalistyczny tekst chcesz, aby był zrozumiały dla początkujących w tej dziedzinie, ale niekoniecznie dla 4-latka.

Spójrz!

Zredaguj ten tekst aby był zrozumiały dla 4-latka, zachowując to samo znaczenie

Odpowiedź ChatuGPT:

Sens przekazany, przedszkolak nas zrozumie, więc wskaźnik pokazuje, że tekst jest łatwy do zrozumienia. Ale nie zawsze o to nam chodzi. Dlatego nie dajmy się zwariować.

Zwracaj uwagę na czytelność tekstu dla Twojej grupy odbiorców, zaglądaj do jasnopisu i uwzględniaj jego uwagi. Może zamienisz tylko kilka słów na bardziej dostępne, bo nie przyszło Ci do głowy, że mogą być niezrozumiałe dla szerszej grupy osób?

Niemniej jest to ciekawa funkcja w Notion AI i widać, że programiści wykonali tu masę dobrej roboty, aby przystosować algorytm sztucznej inteligencji do upraszczania języka danej wypowiedzi.

Różnice między Notion AI a chatem GPT

Nie oszukujmy się, jest ich pewnie więcej, ale te wymienione poniżej zauważyłam na pierwszy rzut oka.

	Notion AI	Chat GPT
Cena	płatny	posiada darmową wersję, natomiast jest też wersja płatna i nie wiadomo, jak długo opcja darmowa będzie dostępna (już wprowadzane są subskrypcje)
Miejsce	działa tylko wewnątrz aplikacji Notion	jest niezależną platformą
Próg wejścia	niski próg wejścia, dostajesz gotowe komendy, które musisz tylko dostosować do swoich aktualnych potrzeb	trzeba wiedzieć, jak zadawać pytania, często potrzeba wielu prób tej samej komendy aby dostać zadowalający wynik
Możliwość modyfikacji	ograniczony ilością komend	nieograniczony ilością komend
Dostępność samouczków	platforma notion stworzyła samouczki, w jaki sposób możesz korzystać z nowych funkcji	nie widziałam samouczka chatu GPT stworzonego przez open AI, ale jest dużo dostępnych za darmo w internecie przez niezależnych twórców
Praktyczne możliwości	możesz stworzyć listy do odhaczania, tabele itd. - korzystanie z funkcjonalności platformy Notion; możesz od razu stworzyć funkcjonalne treści nie przeklikując się między aplikacjami, działasz w przestrzeni roboczej i możesz tworzyć tu gotową treść.	możesz stworzyć kod, listę bullet pointów czy numerowaną, stworzysz tabele, chcekboxy, natomiast jest to tylko chat, a nie program, gdzie tworzysz gotowe treści/dokumenty, więc wymaga przeniesienia
Wsparcie języków	Wspiera tylko kilka języków	Wspiera wiele języków

Czy warto kupić dostęp do Notion AI?

Jeśli korzystasz z platformy codziennie lub kilka razy w tygodniu, jak najbardziej ma to sens. Sama się nad tym zastanawiam, bo ostatnio testuję różne platformy i aplikacje i właśnie w Notion spędzam ostatnio najwięcej czasu. Jeśli wykorzystujesz tę platformę do pracy zarobkowej myślę że warto wspomóc się tymi funkcjonalnościami. Nie musisz się przełączać między różnymi platformami, a potem i tak przeklejać to, co dał Ci Chat GPT do Notion. Po prostu szkoda na to czasu.

Z drugiej strony to nie tak, że jest to coś nie do zastąpienia i absolutnie niezbędnego do pracy w Notion. Dlatego jeśli te 10$ miesięcznie to dużo dla Twojego budżetu, nie miej wyrzutów sumienia. Każda z nas jest na różnym etapie w swojej działalności. Myślę że większość przedsiębiorców_czyń miało etap korzystania z kilkunastu apek zamiast jednej, bo akurat ta ma w wersji darmowej potrzebną funkcjonalność. Ja tak robię do tej pory w niektórych obszarach. ^^

Warto jednak zaznaczyć, że obecnie ChatGPT jest dostępny w wersji darmowej, ponieważ jest to faza testów – firma udostępnia produkt wielu użytkownikom, a oni testując go pomagają w wyłapaniu błędów i rzeczy do poprawy. Nie wiadomo, jak długo ChatGPT będzie dostępny za darmo ani czy nie zostaną wprowadzone ograniczenia. Już teraz dostępny jest on w subskrypcji i w momentach dużego obciążenia użytkownicy, którzy nie płacą, nie mogą z niego skorzystać.